tutorial:customers_suppliers_contacts

Differences

This shows you the differences between two versions of the page.

Link to this comparison view

Both sides previous revision Previous revision
Next revision		 Previous revision
tutorial:customers_suppliers_contacts [2019/10/16 13:54] – [3.06. Customers, Suppliers, and Contacts] Emily Porrellotutorial:customers_suppliers_contacts [2020/08/27 23:51] (current) – Minor style changes. No changes to the tables or screenshots rowena
Line 1: Line 1:
 {{indexmenu_n>60}} {{indexmenu_n>60}}
-===== 3.06. Customers, suppliers, and contacts =====+====== 3.06. Customers and suppliers ======
  
-==== Adding a Customer or Supplier ====+==== Adding a customer or supplier ====
  
-For this tutorial example, we will first add a new supplier, then add a new customer.+In this section of the tutorial, we will add a new supplier and a new customer.
  
-=== Adding a Supplier ===+=== Adding a supplier ===
  
-From the Navigator's opening screen, click on the 2nd of the large icons, **Suppliers** tab, then on the **New Supplier** +From the top of the mSupply navigator screen, click on the 2nd of the large icons, //Suppliers//, and then click on //New Supplier// from the navigator panel. You will see this window:
- +
-You will be shown this window to enter the details:+
  
 {{ :tutorial:new_supp.png?850 }} {{ :tutorial:new_supp.png?850 }}
  
-You can now enter the details for your new Supplier.+You can enter the details for your new supplier in this window.
  
 ^ Field                            ^ What to do....                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                         ^ ^ Field                            ^ What to do....                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                         ^
 +^//**Name**//||
 | Code                             | Enter "Acmep" to identify the Supplier (Acme Pharmaceuticals). \\ You need to choose a unique code for each name.\\  Try to choose a logical system, as the code is used to look up the Supplier (or Customer) when you are entering invoice data.\\  (for example, try to start the code with at least the first three letters of the Supplier name)  | | Code                             | Enter "Acmep" to identify the Supplier (Acme Pharmaceuticals). \\ You need to choose a unique code for each name.\\  Try to choose a logical system, as the code is used to look up the Supplier (or Customer) when you are entering invoice data.\\  (for example, try to start the code with at least the first three letters of the Supplier name)  |
-| Charge to                        | Enter "Acmep" again. This field is only used when exporting data to an\\  accounting program - this code must match the code\\  you use for the supplier in your accounting program.                                                                                                                                                                   | +| Charge to                        | Enter "Acmep" again. This field is only used when exporting data to an\\  accounting program - this code must match the code\\  you use for the supplier in your accounting program.| 
-| Name                             | Enter "Acme Pharmaceuticals" - the name of our supplier.                                                                                                                                                                                                                                                                                               |+| Name                             | Enter "Acme Pharmaceuticals" - the name of our supplier.|
 | Master ID                        | Ignore for now                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                         | | Master ID                        | Ignore for now                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                         |
-| Category                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                 || +| **//Contact//**|| 
-| Customer check box               | Leave this box unchecked, as we are entering a new Supplier.                                                                                                                                                                                                                                                                                           | +| Email, Web site etc.             | Fill in with the appropriate details| 
-| Supplier check box               | As you chose "new supplier" this box is already checked.                                                                                                                                                                                                                                                                                               | +| **//Status//**|| 
-| Manufacturer                     | Leave unchecked                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        | +| Hold checkbox                    | If this box is checked for supplier or customer, that particular supplier or customer can neither supply nor be supplied with items.| 
-| Benchmark                        | Leave unchecked                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        | +| Preferred checkbox               | Leave unchecked| 
-| Contact                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                  || +| **//Price Category//**|| 
-| Email, Web site etc.             | Fill in with the appropriate details                                                                                                                                                                                                                                                                                                                   | +| Price Category                   | This applies to customers. It is possible to assign multiple sell prices to customers. Leave it set to "A". | 
-| Status                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                   || +| **//Currency//**||
-| Hold checkbox                    | If this box is checked for supplier or customer, that particular supplier or customer can neither supply nor be supplied with items.                                                                                                                                                                                                                   | +
-| Preferred checkbox               | Leave unchecked                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        | +
-| Price Category                   | This applies to customers. It is possible to assign multiple sell prices to customers. Leave it set to "A".                                                                                                                                                                                                                                            | +
-| Supplier details                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                         ||+
 | Currency                         | The field is automatically filled in with "Nrs"\\ (=Nepali rupees - the default currency in our example data).\\  This is the currency that this supplier will use to bill us.                                                                                                                                                                         | | Currency                         | The field is automatically filled in with "Nrs"\\ (=Nepali rupees - the default currency in our example data).\\  This is the currency that this supplier will use to bill us.                                                                                                                                                                         |
-| Margin                           | Enter "10". Items purchased from this supplier will have a 10% \\ margin added to calculate the selling price.                                                                                                                                                                                                                                         |+| **//Supplier details//**|| 
 +| Margin                           | Enter "10". Items purchased from this supplier will have a 10% \\ margin added to calculate the selling price.|
 | Freight factor                   | Enter "1". Acme Pharmaceuticals does not charge any freight to us.\\ Their prices are "CIF"(Cost, Insurance & Freight to named port). This field is only used for comparing quotations from suppliers \\ - it is not used for actual invoices.                                                                                                         | | Freight factor                   | Enter "1". Acme Pharmaceuticals does not charge any freight to us.\\ Their prices are "CIF"(Cost, Insurance & Freight to named port). This field is only used for comparing quotations from suppliers \\ - it is not used for actual invoices.                                                                                                         |
-| Other                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    ||+| **//Printing//**|| 
 +| Print invoices                   | Ignore for now                                                                                                                                                                                                                                                                                                                           | 
 +| **//Category//** || 
 +| Customer check box               | Leave this box unchecked, as we are entering a new Supplier.| 
 +| Supplier check box               | As you chose "new supplier" this box is already checked.| 
 +| Manufacturer                     | Leave unchecked| 
 +| Benchmark                        | Leave unchecked| 
 +| **//Other//**||
 | Category 1-6                     | Ignore for now                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                         | | Category 1-6                     | Ignore for now                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                         |
 | Custom 1-3                       | Ignore for now                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                         | | Custom 1-3                       | Ignore for now                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                         |
 | Flag                             | Ignore for now                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                         | | Flag                             | Ignore for now                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                         |
 | Comment                          | You can enter a brief note here (Ignore it for now)                                                                                                                                                                                                                                                                                                    | | Comment                          | You can enter a brief note here (Ignore it for now)                                                                                                                                                                                                                                                                                                    |
-| Print invoices                   | Ignore for now                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                         | +| **//Addresses//** || 
-| Address                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                  || +| Address, Main, Postal and Shipping address.  | You can complete these with appropriate values.                                                                                                                                                                                                                                                                                                        |
-| Address, Main & Postal address.  | You can complete these with appropriate values.                                                                                                                                                                                                                                                                                                        |+
  
  
-If you are satisfied with the details, click **OK** . You will be returned to the mSupply(r) startup screen. +If you are satisfied with the details, click //OK//. You will be returned to the mSupply navigator screen. 
-=== Adding a Customer ===+---- 
 +=== Adding a customer ===
  
-From the Navigator's opening screen, click on the 1st of the large icons, // Customers//, near the top of the screen, and then click on "New Customer" from the Navigator screen that appears. You will be presented with a window similar to the //New Supplier// one above to enter the details:+From the top of the mSupply navigator screen, click on the 1st of the large icons, // Customers//, and then click on //New Customer// from the navigator panel. You will be presented with a window similar to the //New Supplier// one above to enter the customer's details.
  
 Fill in the fields as follows: Fill in the fields as follows:
 ^                    Field                     ^                                                                What to do                                                                ^ ^                    Field                     ^                                                                What to do                                                                ^
 +^**//Name//**||
 | Code                                         | Enter "bluec"                                                                                                                            | | Code                                         | Enter "bluec"                                                                                                                            |
 | Charge to                                    | Enter "bluec"                                                                                                                            | | Charge to                                    | Enter "bluec"                                                                                                                            |
 | Name                                         | Enter "Blue Cross Hospital" - the name of our customer.                                                                                  | | Name                                         | Enter "Blue Cross Hospital" - the name of our customer.                                                                                  |
 | Master ID                                    | Ignore for now                                                                                                                           | | Master ID                                    | Ignore for now                                                                                                                           |
-| Category                                                                                                                                                                               ||+^**//Contact//**|| 
 +| email, web site, etc.                        | You can complete these with appropriate values.| 
 +^**//Status//**|| 
 +| Hold checkbox                                | If this box is checked for supplier or customer,\\  that particular supplier or customer can neither supply nor be supplied with items.  | 
 +^**//Price Category//**|| 
 +| Price Category                               | This applies to customers. It is possible to assign multiple sell prices to customers. Leave it set to "A".                              | 
 +^**//Category//**||
 | Customer check box                           | As you chose "new customer" this box is already checked.                                                                                 | | Customer check box                           | As you chose "new customer" this box is already checked.                                                                                 |
 | Supplier check box                           | Leave this box unchecked, as we are not entering a new Supplier.                                                                         | | Supplier check box                           | Leave this box unchecked, as we are not entering a new Supplier.                                                                         |
 | Manufacturer, Benchmark check boxes          | Leave these unchecked too                                                                                                                | | Manufacturer, Benchmark check boxes          | Leave these unchecked too                                                                                                                |
-| Status                                                                                                                                                                                 || +^**//Other//**||
-| Hold checkbox                                | If this box is checked for supplier or customer,\\  that particular supplier or customer can neither supply nor be supplied with items.  | +
-|                                              |                                                                                                                                          | +
-| Price Category                               | This applies to customers. It is possible to assign multiple sell prices to customers. Leave it set to "A".                              | +
-| Contact                                                                                                                                                                                || +
-| email, web site, etc.                        | You can complete these with appropriate values.                                                                                          | +
-| Other                                                                                                                                                                                  ||+
 | Category 1-6                                 | Ignore for now                                                                                                                           | | Category 1-6                                 | Ignore for now                                                                                                                           |
 | Custom 1-3                                   | Ignore for now                                                                                                                           | | Custom 1-3                                   | Ignore for now                                                                                                                           |
Line 73: Line 77:
 | Comment                                      | You can enter a brief note here (Ignore it for now)                                                                                      | | Comment                                      | You can enter a brief note here (Ignore it for now)                                                                                      |
 | Print invoices                               | Ignore for now                                                                                                                           | | Print invoices                               | Ignore for now                                                                                                                           |
-| Addresses                                                                                                                                                                              ||+^**//Addresses//**||
 | Address, Main, Postal and Shipping address.  | You can complete these with appropriate values.                                                                                          | | Address, Main, Postal and Shipping address.  | You can complete these with appropriate values.                                                                                          |
  
  
-Click the // OK// button to save the details and exit the window.+Click the //OK// button to save the details and exit the window.
  
-==== Editing a Customer or Supplier ====+==== Editing a customer or supplier ====
  
-Let's now look up "Acme Pharmaceuticals"+Let's now look up Acme Pharmaceuticals.
  
-  * Choose // Show suppliers// ... from the Navigator's // Supplier// screen. You are presented with a window to enter as much of the Supplier name or the code as you know. +  * Choose //Show suppliers// from the navigator's //Supplier// panel. You are presented with a window to enter as much of the supplier's name or code as you know. 
  
 {{ :tutorial:show_supp.png?450 }} {{ :tutorial:show_supp.png?450 }}
  
-For this tutorial, just click the //Find// button - you will get a full list of all suppliers. 
 \\ \\
-<WRAP center round help 90%>+<WRAP center round help 550px>
 For information on the Normal - Fuzzy slider, see [[names:adding_and_editing#Editing a Customer, Supplier or Manufacturer]] For information on the Normal - Fuzzy slider, see [[names:adding_and_editing#Editing a Customer, Supplier or Manufacturer]]
 </WRAP> </WRAP>
  
 +For this tutorial, just click the //Find// button. You will get a list of all suppliers.
  
 \\ \\
Line 98: Line 102:
 {{ :tutorial:names_list.png?850 }} {{ :tutorial:names_list.png?850 }}
  
-  * Double-click the "Acme Pharmaceuticals" entry in the list. You will be shown a window the same as you used to enter "Acme Pharmaceuticals" as a new supplier.+  * Double-click "Acme Pharmaceuticals" entry in the list. You will be shown the same window the same as you used to add Acme Pharmaceuticals as a new supplier.
  
 {{ :tutorial:cust_supp_edit.png?850 }} {{ :tutorial:cust_supp_edit.png?850 }}
  
-  * Note the window has "Tabs" down the left side in the sidebar: "General","Invoices", "Backorders", "Quotes" and "Notes", etc. Let's add a note for Acme pharmaceuticals: +  * Note the window has Tabs down the left side in the sidebar: General, Invoices, Backorders, Quotes, Notes, etc. Let's add a note for Acme pharmaceuticals: 
-  * Click on the "Notes" tab.+  * Click on the //Notes// tab.
 {{ :tutorial:notes_tab.png?300 }} {{ :tutorial:notes_tab.png?300 }}
-  * Click on the // New Note// button. Today's date is entered automatically and highlighted. Click inside the Note Entry field. +  * Click on the //New Note// button. Today's date is entered automatically and highlighted. Click inside the Note Entry field. 
-  * Enter "This is a test note" then click the // OK// button.+  * Enter ''This is a test note'' then click the //OK// button.
 {{ :tutorial:new_note.png?500 }} {{ :tutorial:new_note.png?500 }}
   * The first line of your note text will appear in the list of notes.   * The first line of your note text will appear in the list of notes.
-  * Click // OK// to exit viewing/editing the supplier, then click // OK// again to exit the list of suppliers.+  * Click //OK// to exit viewing/editing the Acme Pharmaceutical supplier, then click //OK// again to exit the list of suppliers.
  
 \\ \\
 \\ \\
-|  //  Previous:  **[[tutorial:log_in|3.1. Logging in]]** | | Next: **[[tutorial:working_with_lists|3.3. Working with lists]]** //  |+|  //  Previous:  **[[tutorial:creating_viewing_items]]** | | Next: **[[tutorial:location]]** //  |
 ---- struct data ---- ---- struct data ----
 +pagestatus.status    : 
 ---- ----
  
  • Last modified: 2019/10/16 13:54
  • by Emily Porrello